Fonte: Diário do Comércio (31/01/2005)
Por Laura Ignacio
Por Laura Ignacio
Para não pagar duas vezes, é melhor guardar.
O empresário deve ficar atento ao prazo mínimo para a guarda de documentos.
Os comprovantes de qualquer pagamento efetuado à Previdência Social, por exemplo, devem permanecer arquivados por pelo menos 30 anos e, em plena era digital, em papel. Descarte de documentos antes da hora implica em prejuízos.
A quantidade de declarações e obrigações fiscais muitas vezes levam as empresas a deixar de guardar esses documentos. Com isso, o empresário corre um sério risco: ter que pagar novamente o que já pagou. "No Brasil, ao contrário da maioria dos países, a boa-fé do contribuinte não é presumida e a responsabilidade de provar o pagamento é dele", alerta o advogado Luis Carlos Galvão, diretor do departamento jurídico do Centro das Indústrias do Estado de São Paulo (Ciesp).
" Se o contribuinte não tem como comprovar um pagamento para o Fisco, é obrigado a recolher novamente o tributo, acrescido de multa de até 20% do valor devido e juros pela taxa Selic", explica o vice-presidente do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis do Estado de São Paulo (Sescon-SP), José Maria Chapina Alcazar.
Cada documento tem que ser guardado por um prazo mínimo, de acordo com a tabela do Ciesp (ver ao lado) que também traz as alíneas de devolução e prazos de validade dos cheques. "Muitos acreditam que cinco anos é o prazo para guardar qualquer documento, mas aqueles que podem ser pedidos pela Previdência Social, por exemplo, precisam ser arquivados por 30 anos", diz Galvão. E devem ser preservados os originais. "Hoje é comum a digitalização de documentos, mas as autoridades não acreditam neles", afirma.
Muitos se esquecem das implicações fiscais de documentos comerciais e jogam fora o que não deveriam. "Se uma empresa pagou um fornecedor com duplicata, esse título prescreve em dois anos para fins comerciais, mas para fins fiscais é preciso guardar por cinco anos", esclarece Alcazar.
O início da contagem do prazo varia. O prazo de dez anos para guardar o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ), por exemplo, deve ser contado a partir da entrega da declaração ao Fisco, segundo Galvão.
Alcazar explica que se o empresário não comprovar o pagamento e se recusar a pagar novamente para o Fisco ou para um fornecedor, ele pode ter que responder à ação na Justiça.
Alcazar explica que se o empresário não comprovar o pagamento e se recusar a pagar novamente para o Fisco ou para um fornecedor, ele pode ter que responder à ação na Justiça.
Para o empresário, como consumidor, o prazo de guarda de um documento pode ser diferente. O Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF), por exemplo, precisa ser guardado por cinco anos ao invés de dez como o IRPJ.
Prazos obrigatórios de guarda de documentos | ||
Tipos de Documentos | Prazo obrigatório de guarda pela empresa | Amparo legal |
Balancete | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
Cofins | 10 anos | Lei 8.212 Art 33Lei Orgânica da Seguridade Social |
Conciliação Bancária | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
Conhecimento de Frete | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
Conta de Água | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
Conta de Luz | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
Conta de Telefone | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
DAE (Documento de Arrecadação Estadual) | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
DAMEF (Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal) | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
DAPI (Demonstrativo de Apuração e Informação do ICMS) | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
Duplicatas Recebidas/Emitidas | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
Extrato Bancário | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
GAM (Guia de Arrecadação Municipal) | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
ICMS (Imposto de Circulação de Mercadorias) | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
Imposto de Renda Autônomo | 10 anos após a entrega da Declaração na Receita Federal | Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social |
Imposto de Renda Pessoa Física | 5 anos após a entrega da Declaração na Receita Federal | Instrução Normativa n°8/93 Art. 4° Secretaria da Receita Federal |
IPI (Imposto de Produtos Industrializados) | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
IPTU (Imposto Predial Urbano) | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
IPVA (Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores) | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) | 10 anos após a entrega da Declaração na Receita Federal | Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social |
ISSQN (Imposto sobre Serviços de qualquer natureza) | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
ITBI (Imposto de Transmissão Bens Imóveis) | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
ITR (Imposto Territorial Rural) | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
Livro Balanço Patrimonial/Geral | Permanente | A lei não prevê descarte |
Livro de Apuração de Lucro Real (Lalur) | 10 anos considerando a data do último lançamento | Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social |
Livro de Razão | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
Livro de Registro de ICMS | 5 anos considerando a data do último lançamento | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
Livro de Registro de Inventário | 31 anos considerando a data do último lançamento | Parecer 410Coordenação do sistema de Tributação (CST/SIPR) |
Livro de Registro de Saídas | 10 anos considerando a data do último lançamento | Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social |
Livro Diário | Permanente | |
Livro Registro de Entradas | 5 anos considerando a data do último lançamento | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
Movimento Contábil ou Movimento de Caixa | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
Nota Fiscal de Fornecedor | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
Nota Fiscal de Imobilizado | 5 anos após depreciação do bem | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
Nota Fiscal de Saída | 10 anos | Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social |
Nota Fiscal de Venda de Imobilizando | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
Ordem de Serviço | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
PIS (Programa de Integração Social) Recolhimento | 10 anos | Lei 2.052/83 Art. 3° e 10°PIS-PASEP |
Recibo de Depósito Bancário | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
Reembolso de Despesas/ Despesas Viagens | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
RPA (Recibo de Pagamento de Autônomo) | 30 anos | Lei 8.212 Art 45 § 1°Lei Orgânica da Seguridade Social |
Taxa de Fiscalização para Funcionamento | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
VAF (Verificação de Apuração Fiscal) | 5 anos | Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
Cheques – Alíneas de devolução e prazos de validade | ||
11 | Primeira devolução por insuficiência de fundos | |
12 | Segunda devolução por insuficiência de Fundos | |
13 | Conta encerrada | |
14 | Prática espúria (mais de quatro cheques devolvidos) | |
21 | Contra ordem do emitente ou cheque sustado | |
22 | Divergência de assinatura | |
23 | Cheque emitido por entidade e órgão da administração pública federal | |
24 | Bloqueio | |
25 | Talão cancelado pelo banco | |
26 | Intolerância temporária de transporte | |
27 | Feriado não previsto | |
28 | Roubo com ocorrência | |
29 | Quando o banco envia pelo correio e não recebe ordens do cliente para desbloquear | |
30 | Roubo de talonário no próprio banco (roubo de malote) | |
31 | Erro formal (sem data de emissão ou valor) | |
32 | Ausência de carimbo | |
33 | Divergência de endosso | |
34 | Cheque apresentado por estabelecimento bancário que não indica cruzamento em preto | |
35 | Cheque fraudado | |
41 | Cheque apresentado por estabelecimento bancário que não é o sacado | |
42 | Cheque não compensado na seção ou sistema de compensação | |
43 | Cheque devolvido anteriormente pelos motivos 21, 22, 23, 31 e 34 | |
44 | Cheque prescrito | |
45 | Cheque emitido por entidade obrigada a realizar movimentação e utilização de recursos financeiros do tesouro mediante ordem bancária | |
48 | Cheque não nominal | |
49 | Remessa nula pelos motivos 12, 13, 14, 25, 35, 43, 44 e 45 | |
61 | Papel não compensável | |
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Atenciosamente.
Raphael Marcheti de Oliveira
raphael.contato@assessoriaprecision.com.br
Precision Assessoria Empresarial e Contábil
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